Cómo escoger una empresa para planificar tu evento

Si estás buscando una empresa para planificar tu evento y no sabes muy bien por dónde empezar debes saber que existen algunos criterios que te pueden ayudar a encontrar una que ofrezca los servicios ideales que se ajusten a tus necesidades. Hay una serie de preguntas básicas que te facilitarán este proceso para que el resultado sea el mejor.

A continuación detallaremos cada uno de los puntos fundamentales antes de contratar una empresa para planificar tu evento. Si pones atención a algunos detalles antes de hacer la elección final te aseguramos que podrás encontrar una compañía especializada que se adapte de forma perfecta a tus requerimientos.

Para comenzar debes tomar en cuenta que el objetivo de la empresa organizadora de eventos será la encargada de que logres disfrutar de una serie de beneficios a través de su experiencia en eventos anteriores, los proveedores con los que trabajan y la dedicación que le pongan para que todo quede impecable. Incluso te pueden ayudar a optimizar tu presupuesto al máximo.  Ten en cuenta estos trucos para seleccionar la empresa para planificar tu evento y garantiza el éxito de su celebración.

Consejos para escoger una empresa para planificar tu evento

Lo más importante es tomarse un tiempo para evaluar las diferentes empresas para planificar tu evento que tengas a disposición. De acuerdo a los siguientes consejos podrás saber cómo separar una buena compañía de una no tan buena  o seleccionar la que verdaderamente encaje perfectamente con lo que estás buscando. Comparar y contrastar será la base para llegar a la adecuada.

Fíjate en su área de especialización

Lo mejor es que escojas una empresa para planificar tu evento que ya tenga experiencia en el área de trabajo que buscas, es decir, si tu evento es una boda, debes asegurarte que la empresa haya trabajado antes en matrimonios y que tenga el conocimiento necesario para atender este tipo de celebración. El conocimiento de los organizadores en el ámbito de la fiesta que estás preparando es vital para que todo salga de acuerdo a lo que tienes en mente. Además, serán de mucha más ayuda porque podrán aconsejarte en aspectos que tal vez no hayas pensado aún.

Consulta todo el catálogo de servicios que ofrecen

Las empresas que organizan eventos pueden ofrecer sus servicios de forma puntual, es decir, en un aspecto de la fiesta o de forma integral encargándose de todo lo relacionado a la organización del evento. Es vital que te informes sobre cada uno de los servicios que ofrece para saber con lo que cuentas. Muchas compañías manejan sus propios contactos para el catering, servicios audiovisuales,  personal de atención, etc. que te pueden ser de utilidad para que no tengas que buscar estos servicios en otras partes.

Te recomendamos que solicites una lista con los proveedores y los lugares con los que ha trabajado la empresa para que chequees si van de acuerdo a lo que necesitas para tu evento.

Pregunta qué incluyen sus tarifas

Las empresas organizadoras de eventos pueden tener diferentes modalidades para hacer el cobro, por ello, es muy importante que preguntes qué servicios incluyen las tarifas con suficiente tiempo de antelación. Hay quienes ofrecen tarifas fijas, costes por persona, tarifas por hora, etc. Asegúrate de conocer su hay cargos adicionales por traslados, gastos de viaje o si las comisiones de los proveedores las reciben de forma directa.

Toda la información que puedas recaudar sobre la empresa será de gran utilidad al momento de concretar una empresa para planificar tu evento. Infórmate muy bien sobre el personal que trabajará en la celebración, la disponibilidad y de la formación especializada o experiencia que tengan. Seguramente deberán concertar diversas reuniones previas al evento antes de hacer la decisión final, pero todas estas precauciones valdrán la pena.

¿Cómo van a proteger su evento?

Para finalizar esta lista de consejos para escoger la empresa para planificar tu evento, es importante que te segures que la compañía se encargará de todo lo relacionado a la seguridad. Verifica que todas las regulaciones de salud y seguridad estén al día. También es importante preguntar si están familiarizados con la realización de evaluaciones de riesgo según lo requiera el evento.  La empresa debe poseer su seguro de responsabilidad así como todos los proveedores que trabajarán durante la celebración.