Organizacion de eventos

La organizacion de eventos corporativos puede ser estresante. Si tienes un equipo, puedes gestionarlo tú mismo, pero si no posiblemente necesites la ayuda de algún organizador de eventos, hay muchos que buscan la innovación, desde los grandes detalles hasta los más pequeños. Utiliza a esta guía para asegurarte de que tu evento corporativo sale sin problemas.

Hacer una investigación

La organizacion de eventos corporativos requiere algún trabajo de campo antes de la planificación. Necesitas pensar acerca de cuándo y dónde va a ser realizado el evento; junto con cualquier empresa y proveedor, necesitarás trabajar con alimentos, suministros, música y decoraciones. Al elegir un proveedor, querrás mirar eventos anteriores que haya atendido, su experiencia en diversificar los menús y qué tan bien manejan las crisis de última hora. La experiencia del catering también ofrecerá apoyo a la planificación, a la selección del lugar y a la elaboración del menú. Y no te olvides de la logística del evento.

El lugar que elijas debe tener la capacidad necesaria para que sea una ubicación accesible a todos los invitados y los distintos empleados. Para estar seguro de todo esto, echa un vistazo a los comentarios y testimonios de clientes anteriores para tener una idea de los proveedores que estás investigando y asegurarte de que escoges el mejor. Si solucionas estas cuestiones de la celebración por adelantado te ahorrarás tiempo y dolores de cabeza más adelante.

El lugar elegido tiene que estar completamente adecuado para todos los invitados y todos los trabajadores que van a organizar tu evento.

Establece un presupuesto

El seguimiento de tus gastos te garantiza permanecer dentro del presupuesto. Si no sabes cuánto puedes gastar desde el principio, será difícil administrar el evento más adelante. Determina en lo que debes gastar dinero en comparación con lo que no es tan importante, para darte una idea de cuánto tienes para jugar durante la planificación.

Establecer objetivos realistas hará que sea más fácil ocuparse de las necesidades principales involucradas antes de pasar a los aspectos variables. Es mejor crear una hoja de cálculo con el registro de gastos estimados y los costes reales. Los eventos corporativos son caros, con gastos sumando más rápido de lo que piensas. Permanece en línea y divide correctamente el gasto para tomar las mejores decisiones y mantener la mayoría de tu inversión.

Haz una línea de tiempo

La organizacion de un evento corporativo necesita un horario. No tiene ningún sentido almacenar todo mentalmente y tratar de recordar cada tarea que tienes que hacer. Creando y siguiendo una línea de tiempo es más fácil mantenerse organizados y cumplir con los plazos, cuando el gran día se acerca.

Delega tareas a los miembros del equipo, establece fechas para cuando el proveedor debe estar escogido, el depósito pagado en el lugar, etcétera. Selecciona en persona para ejecutar la línea de tiempo y para asegurarte de que los delegados realizan las tareas asignadas en sus fechas programadas.

El tiempo pasa rápidamente. Saber anticipadamente lo que hay que hacer es una gran manera para asegurar que todo se confirma. Desde la iluminación a cualquier otro proveedor, asegúrate de que todo está cubierto en una cronología bien detallada.

Lo más importante para que todo funcione adecuadamente en la organización de un gran evento es tener un buen equipo en el que poder delegar tareas.

Todo está en los detalles

Hay más a tener en cuenta además de los factores obvios, como el dj, la ubicación y el menú. Una vez que le dices a la gente cuando y donde será la celebración, todavía tienes mucho trabajo que hacer. Asegúrate de mantener un seguimiento de los pequeños detalles, de lo contrario el evento quedará incompleto. Hay que pensar en transporte, vestimenta, adornos… y eso es sólo el principio.

Considera un tema para que el evento sea memorable para los invitados. Establece un código de vestimenta antes de tiempo, si es semi formal o formal, permite a los invitados saber qué ponerse para que todos puedan llevar lo mejor para la ocasión. También puedes determinar si taxis estarán disponibles como alternativas para que todos lleguen a casa con seguridad.

La ropa de las mesas, la iluminación y el ambiente general son otras importantes consideraciones para establecer el estado de ánimo y hacer que tu evento destaque. Estos pequeños detalles se suman rápidamente. Pensar estos detalles antes de tiempo evitará que te equivoques más adelante.

Obtener ayuda de un experto

La organizacion de eventos corporativos es mucho que gestionar por tu cuenta. La programación de las piezas básicas del evento y tener en cuenta las características complicadas, especialmente sin algún conocimiento de información privilegiada, puede confundirte.

A veces, para que la organización sea perfecta es necesario contar con la ayuda de un experto que puede guiarte paso a paso en todo momento.

Muchos servicios de catering ofrecen más que los alimentos y pueden ayudar en la organizacion de eventos corporativos, como Catering Chinchón, por lo que es más fácil de planear y lograr un evento que encantará a los asistentes. Los organizadores de eventos te ayudarán con el menú, a elegir un lugar y proporcionar conexiones a proveedores confiables que trabajan todo el tiempo. Con servicios para ayudar a mantenerte en el camino de la planificación del evento completo, conseguirás un evento mejor todavía. Si quieres una boda increíble te podemos dar ideas sobre bodas en el exterior.