Planificacion de eventos

La planificacion de eventos es estresante, y cuando es para una función grande, como un evento de empresa, este sentimiento puede ampliarse fácilmente. Siempre existe la posibilidad de que algo podría ir mal y nuevas cuestiones pueden aparecer hasta el día del evento.

Aunque seas un planificador profesional el estrés de la organización pueden llevar a que un evento atractivo y productivo se convierta en un desastre. Afortunadamente, hay varias maneras de aliviar el estrés de la planificacion de eventos corporativos. Sigue leyendo para averiguarlas.

Crear una estrategia

Definir una estrategia antes de planificar el evento facilitará la organización y la determinación de las necesidades exactas del evento. La creación de una estrategia puede proporcionar una mejor forma de organizar la sensación, el aspecto y el sonido de la función para lograr la estética deseada. Tema, comida, música, decoración y lugar, son todas elecciones cruciales a tener en cuenta. Cuando éstas se establezcan, es más fácil seguir adelante, reduciendo el estrés de la planificacion de eventos corporativos.

Es importante que los proveedores de tu evento conozcan las ideas que tienes para la celebración. Así podrán adecuar sus preparativos para que todo esté acorde con tu idea.

Debes comunicar la visión y los objetivos a los proveedores contratados para el evento, para que tengan una comprensión clara y correctamente puedan cumplir estos objetivos. Un acuerdo establecido con ellos alivia el estrés de la planificacion de eventos ya que proporciona una idea que puede fácilmente transmitirse a todo el mundo organizando el evento. Esto evitará también que todo el mundo ande desorientado sin las ideas claras.

Descomponer los elementos esenciales

Hay muchas consideraciones detalladas a la hora de la planificación de eventos corporativos. Por lo que existen muchas tareas simples que se pueden agregar al estrés de la organización de eventos corporativos. Para combatir esto, implementa un cronograma y un horario para que cada uno tenga un esquema claro de cuándo debe hacerse todo, ya sea elegir un gran lugar o finalizar el menú.

Esto ayuda a reducir la posibilidad de ser sorprendidos por un problema más adelante. Incluye cuando los proveedores tienen que ser pagados, los recibos que has firmado, y otros trabajos que haya que acabar, con todas las tareas desglosadas y un seguimiento de cada una de ellas. Establece una lista de las actividades para el gran día, que incluya los detalles importantes para que nada sea olvidado y todo el día pueda salir sin problemas.

Con una estrategia bien definida la organización será perfecta. Si todas las tareas están repartidas y todo el mundo sabe lo que tiene que hacer ¡No habrá detalle que se os escape!

Colaborar significa que todo el mundo debe entender su trabajo y saber exactamente qué hacer, para completar cada tarea con un mínimo de retraso. Reparte la lista de los elementos esenciales y organiza quién hará qué, con una fecha de finalización si es necesario. Trabajar con un equipo que está listo para administrar ciertos aspectos del evento también alivia el estrés de hacer todo solo y tener que mantener todos los detalles en la cabeza. Delega tareas para que cada miembro del equipo sepa lo que tienen que cumplir. Asegúrate de poner a una persona a cargo de la delegación para mantener al resto del grupo a punto.

Asegura la comunicación con todos los participantes

No sólo aliviará delegar tareas dentro del equipo la presión de la organización de eventos corporativos, permite la oportunidad de escuchar ideas y sugerencias que no se te haya ocurrido. Esto abre la comunicación para crear el mejor evento que impresionará a tus invitados. Reúne al equipo para que den opiniones y consejos en y fomentar las líneas de comunicación abiertas.

El equipo debe estar unido para evitar cualquier lucha interna. La comunicación regular de todos los ayuda a mantenerse en pista para evitar retrasos y problemas. Permitiendo la colaboración entre todos los miembros te aseguras de que todo el mundo reconoce que están en el mismo equipo y ellos pueden ayudar con cualquier problema.

Cuando hay un evento de gran tamaño es importante que haya una buena comunicación entre todos los encargados para que todos los detalles estén cubiertos y no haya confusiones.

Habrá mucho jaleo de idas y vueltas entre el equipo y los proveedores. No quieres sorpresas en el gran día, así que fuera del equipo, la comunicación es crucial con cualquier proveedor de terceros. Si los proveedores tienen un problema, debes poder discutirlo con el equipo inmediatamente y trabajar en el desarrollo de una solución adecuada. Períodos sin comunicación son un signo ominoso de que algo puede haber llegado a salirse fuera de pista.

Ten en cuenta que mientras que una comunicación abierta es fundamental, tener una persona como portavoz para los vendedores es mejor. Así, ninguna información se pierde en la grieta entre muchas personas. La constante comunicación entre el equipo y los proveedores adicionales mantiene a todos en la misma estrategia y listos para manejar cualquier tema. También podemos darte algunas ideas de comidas sanas.