Preguntas sobre el lugar de la boda que deberías hacer

El lugar perfecto para una boda es más que la estética. Hay todo tipo de detalles importantes que tendrás que cubrir antes de firmar. Le hemos pedido a los profesionales las preguntas claves para el lugar de la boda que querrás preguntar antes de reservar.

Precios y disponibilidad del lugar de la boda

¿Está disponible mi fecha de elección? Si no, ¿hay alguna fecha disponible en los alrededores? ¿O tiene una lista de espera para las fechas?

Intenta visitar los lugares antes de elegir una fecha exacta. Si tienes algunas opciones o un rango de fechas que podrían funcionar, es más probable que te asegures un sitio en el lugar de la boda de tus sueños.

 

¿Con cuánta antelación puedo reservar mi cita?

¿Cuáles son las tarifas para los diferentes días de la semana y horarios (viernes, sábado, domingo; mañana, tarde, noche)? ¿Qué pasa con las diferentes estaciones?

 

¿Cuándo debemos elegir la fecha de la boda?

Si no tiene el corazón puesto en una boda el sábado por la noche en el verano, puede encontrar más fechas disponibles en un viernes o domingo y durante la temporada más larga, así como precios más bajos.

 

¿Cuántas horas están incluidas en el alquiler del espacio? ¿Qué tan temprano podemos llegar y qué tan tarde podemos quedarnos?

Lo mejor es que seáis el único evento en ese lugar el día de vuestra boda, ya que la realización de otros eventos puede reducir el tiempo de preparación, limitar el acceso al lugar y confundir a vuestros invitados. Si no tienes garantías de ser el único evento ese día, averigua cuánto costaría hacer una compra completa, y pregunta cómo se las arregla el personal para tener varios eventos a la vez.

 

Pago del lugar de la boda

¿Cuánto es el depósito? ¿Cómo se estructura el programa de pagos?

Casi todos los lugares le solicitarán que abone un depósito al firmar el contrato, y el saldo en cuotas entre el día de la firma y la fecha de la boda.

¿Qué está incluido en el total? ¿Cubre los gastos de servicio, propina y limpieza, o son partidas adicionales?

Puede que vea un «++» en ciertos artículos de la factura. Llamado «plus-plus», significa que pagarás impuestos y propinas además del costo listado.

 

¿Cuál es la política de cancelación?

Es conveniente que averigües cuánto tiempo tienes para cancelar y recuperar tu dinero.

 

¿Cuándo es la última fecha posible para hacer cambios en nuestra reserva?

Si existe la posibilidad de que tenga que cambiar la fecha de su boda, averigüe cuánto tiempo tiene para hacerlo sin incurrir en una penalización o cargo.

 

Equipo de proveedores

¿Tiene una lista de proveedores aprobados o recomendados que podamos usar?

¿Tenemos que usar sus proveedores aprobados? Si no es así, ¿hay limitaciones o directrices que debemos cumplir cuando traemos a otros?

Si su local no necesita que use sus proveedores, pregunte si hay alguno que recomienden ellos. Un vendedor que esté familiarizado con el lugar de reunión ya conocerá las peculiaridades y desafíos del espacio, lo que hará que su proceso de planificación sea mucho más fácil.

 

Logística

¿Es el lugar de la boda accesible para los discapacitados? ¿Hay restricciones de ruido?

Muchos lugares están bajo ordenanzas de ruido o tienen restricciones propias. Pregunta hasta qué hora puedes poner música, así como si necesitas apagarla a esa hora o simplemente bajarla o entrar.

 

¿Cuántos baños hay? ¿Necesitaremos alquilar baños portátiles adicionales?

¿Hay aparcamiento disponible en el lugar? ¿Cuánto espacio hay? ¿Se cobrará a los huéspedes por el estacionamiento?

A veces el uso del aparcamiento está incluido en la tarifa de alquiler del sitio, otras no. Si hay una tarifa y no está cubierta por su alquiler, pregunte cuánto le costaría pagar el aparcamiento de sus invitados por la noche.

 

Especificaciones del evento

¿Cuál es la capacidad del lugar?

Averigua cuántos invitados caben en el espacio con y sin pista de baile, con una banda vs con un DJ, y con mesas redondas vs rectangulares o cuadradas para entender qué decisiones te ayudarán a maximizar el espacio y tu lista de invitados.

 

¿Tienes tu propio equipo de sonido y altavoces, o los tendrás que alquilar o proveer por el entretenimiento? ¿Cuál es el plan de respaldo para la lluvia o las inclemencias del tiempo?

Ve a mirar este espacio de cerca, también. Aunque nadie quiere un día lluvioso para la boda, sucede muy a menudo, así que querrás amar tu Plan B tanto como el Plan A.

 

¿Hay alguna restricción de decoración en lugar de la boda?

Pregunta dónde y cómo se pueden colgar cosas como luces y cortinas, así como si puedes usar velas con llama abierta o si necesitas usar velas LED en su lugar.

 

¿Cuándo pueden llegar los vendedores para la instalación? ¿Tu personal estará involucrado en el montaje y desmontaje de la decoración? ¿En qué medida?

Un lugar como un hotel normalmente tiene personal disponible para ayudar a organizar y poner las mesas, y luego ayudar a empacar cualquier cristalería, cubiertos y platos alquilados al final de la noche. Confirma exactamente lo que el personal del lugar hará para que puedas pasar esa información a tus otros vendedores.

 

Comida y bebida

¿Tiene un catering interno? Si es así, ¿están incluidas la comida y las bebidas en el precio del alquiler del local?

Si no hay un proveedor interno, ¿tenemos que elegir de una lista de opciones aprobadas, o podemos contratar a nuestro propio catering para bodas?

 

¿Tienen un mínimo de comida y bebida? ¿Cuáles son las consecuencias si no lo cumplimos?

Los lugares con servicio de catering interno a menudo tienen un mínimo de comida y bebida que deben cumplir como parte del contrato, esencialmente una cantidad mínima que deben gastar. Averigüe qué sucede si no lo cumple, así como qué opciones mejoradas puede agregar a su menú para ayudarle a cumplir con ese mínimo.

¿Tenemos que comprar el licor a través de usted, o podemos conseguirlo en otro lugar?

Muchos locales ofrecen la opción de comprar licor directamente a través de ellos, lo cual es super conveniente. Sin embargo, puede venir con un gran margen de beneficio. Averigua si puedes conseguir tu licor en otro lugar, lo que te permite comprar a precio de tienda, o si puedes comprarlo tú mismo y traerlo al evento.

 

Si podemos traer nuestro propio licor a la propiedad, ¿hay una tarifa de descorche o de servicio?

Si el local le permite comprar su propio alcohol, pueden cobrarle una tarifa por servirlo en la propiedad, que a menudo es mucho menor que el precio de pedirlo directamente en el local.

 

Personal de producción

¿Quién será nuestra persona clave mientras planeamos nuestra boda? ¿Quién será nuestra persona clave el día de nuestra boda?

Siempre es mejor si estas dos personas son una y la misma, pero no siempre es así. Averigua quién será tu contacto para el proceso de planificación, ya que será el contacto de tus proveedores también. Pero también asegúrese de obtener la información de contacto de quien estará en el lugar de la boda ese día, para que pueda asegurarse de que tienen todos los detalles necesarios en orden.

 

¿Podemos reunirnos con ellos hoy?

Si no son la persona con la que vais a hacer la visita, intentad conocer a estos contactos en persona lo antes posible para saber si os lleváis bien. No es un problema, pero tener una buena relación hará que el proceso sea mucho más fácil, y siempre es bueno poner un nombre y una cara juntos.