Realizar evento con cátering

Un evento con cátering puede resultar todo un éxito, o por el contrario, podría ser una experiencia muy tensa y desagradable. En este tipo de trabajos la planificación y la organización son clave para un buen resultado. La improvisación no siempre es la opción más indicada.

¿Cómo hacer un evento con cátering exitoso?

Por lo general el servicio de catering forma parte de un evento mayor, que puede ser una fiesta, boda, reunión de negocios o cualquier otra celebración. De manera que tus acciones deben estar alineadas con la celebración que se va a llevar a cabo. A continuación, encontrarás algunos consejos para un trabajo exitoso.

Organiza con tiempo suficiente

Determina con el cliente que servicio espera, en que cantidad y cómo quiere que se sirva la comida. También piensa en la decoración y ambientación del salón, de manera que su presencia no resulte poco armónica.

Además, tu cliente debe especificar qué clase de evento se va a llevar a cabo, de esta manera puedes hacerle recomendaciones. Tal vez quiere un buffet en su boda, o quiere contar con un evento gastronómico en vivo.

De igual manera, en la primera etapa se deben establecer los horarios que debes cumplir y ciertas normas de protocolo. Incluso es recomendable que establezcas ciertos aspectos del menú, por ejemplo, incluir o no algunas ingredientes por motivos de seguridad.

Haz un inventario de tus recursos

Cualquier evento con cátering requiere de recursos en grandes cantidades, por lo que no es de extrañar que debas hacer compras varias veces. Haz una lista con todos los materiales, costos y las cantidades en que los necesitas.

También asegúrate de que cuentas con la infraestructura y personal necesario, sobre todo si el número de invitados es elevado. Incluso podrías necesitar de camareros, bartenders y ayudantes de cocina, qué deberás contratar con el tiempo suficiente.

Utiliza empresas externas de gran calidad

En los eventos más grandes a veces se necesita de la ayuda de empresas externas para proveer gastos y personal. Antes de contratar asegúrate de que estas personas son de confianza, además de puntuales y responsables.

De esta manera, evitarás retrasos e inconvenientes con tus clientes e invitados. Recuerda que la duración del evento es limitada, por lo que es indispensable cumplir con los horarios establecidos al principio.

Delega responsabilidades

Por muy sencillo que parezca, cuando organizas un evento con cátering hay muchas tareas por hacer y poco tiempo para cumplir con todo. Así que asegúrate de asignar a todos los empleados la cantidad adecuada de responsabilidades.

Establece muy bien las actividades a las que se dedicarán, el tiempo y el resultado esperado. Además, utiliza a un grupo de personas para ayudar a los empleados principales, por ejemplo, ayudantes de cocina.

Promociona el evento

Aunque el cliente se encargue de promocionar el evento, nunca está demás hacerlo por tu cuenta, sobre todo si se trata de un festejo abierto al público. Si no hay participantes, todo tu trabajo habrá sido en vano, por lo tanto, asegúrate de difundir el mensaje por los canales adecuados.

Repasa la lista de invitados varias veces

En muchas ocasiones la lista de invitados iniciales no sé corresponde con las personas que confirman su asistencia al día antes. Por esta razón debes actualizar la lista de invitados varias veces antes del evento.

Sí aparecen más personas de las esperadas, tal vez no tengas el espacio y los recursos necesarios para satisfacerlas a todas. En cambio, sí asisten menos invitados habrás invertido tiempo y dinero innecesariamente.

Revisa todos los preparativos horas antes de la celebración

Siempre es recomendable revisar que todos los preparativos estén listos unas horas antes del evento. De esta manera detectas problemas que habías pasado por alto o cosas que quedaron sin terminar.

Atiende muy bien a los invitados

El servicio en un evento de catering no finaliza en el momento en que los invitados llegan al salón. De hecho, podríamos decir que en este instante comienza otra fase de trabajo.

Asegúrate de que los invitados se sienten a gusto con la comida y la bebida. Además, que cuentan con el espacio suficiente y pueden integrarse sin problemas.

Si organizas un evento de esta manera es poco probable que cometas errores qué afectan a tus clientes e invitados. En realidad, la mayor de las claves para el éxito en las fiestas es la planificación y organización del personal a cargo.